26 maart 2018

artikel

Praktische tips voor raadsleden: hoe krijg je vat op regionale samenwerking?

Regionale samenwerkingsverbanden zijn in veel gemeenten goed voor 50% van de begroting, en besluiten over belangrijke vraagstukken op sociale, fysieke en veiligheidsdomeinen. Toch staan raadsleden kritisch tegenover de verhouding tussen raad en regionale samenwerking. We spraken adviseurs Roeland Stolk en Rob de Greef, die ‘grip’-workshops gaven aan ruim 120 gemeenteraden en hun inzichten bundelden in een essay. Ook delen workshopdeelnemers Erik-Jan Kreuze (CDA Hoogeveen)  en Heleen Langen (PvdA De Wolden) de werkwijze die zij samen ontwikkelden.

gemeenteraad grip regionale samenwerking

Kijkend naar de gemeenteraadsverkiezingen, is het volgens De Greef de opgave om de ontwikkeling en kennis die er nu is vast te houden en door te geven. De nieuwe raad hoeft niet van voren af aan te beginnen om over vier jaar te kunnen zeggen: ‘we snappen het’. “Met het essay hebben we geprobeerd aan die kennisoverdracht bij te dragen. We willen dit graag blijven doen, door contact houden met de regio’s en de griffiers om te kijken hoe deze kennis zich verder ontwikkelt of door meer workshops te organiseren.”

Drie fases richting professionaliteit

De decentralisaties maakten duidelijk hoe relevant samenwerkingsverbanden zijn, bijvoorbeeld om nieuwe taken in de (jeugd)zorg goed te borgen. Het bewustzijn rond die relevantie steeg. Stolk en De Greef zien dat een aantal gemeenten de afgelopen jaren op het gebied van regionale samenwerking een duidelijke beweging naar meer professionaliteit maken.  Ze zien drie fases:

  1. Geen grip (0.0). ‘’Een paar jaar geleden waren er nog raden die samenwerking alleen als techniek en niet als politiek zagen. Samenwerking kwam dan op zijn hoogst aan de orde als een begroting was overschreden.’’
  2. Grip op structuur (1.0). ‘’De afgelopen jaren keek men sterk naar welke formele bevoegdheden een raad heeft in samenwerking. Er ontstond meer kennis over welke instrumenten de raad heeft en over de manier waarop portefeuillehouders verantwoording horen af te leggen. De organisatiestructuur werd beter ingericht op deze formele bevoegdheden, door bijvoorbeeld vaker met portefeuillehouders te spreken. Maar hoewel dit het gevoel van grip versterkt, viel de inhoud van dat gesprek vaak tegen.’’
  3. Grip op inhoud en structuur (2.0). ‘’Nu zie je dat een aantal raden vanuit opgaven gaat redeneren. Je moet dan weten wat je inhoudelijk in de samenwerking wilt realiseren en waar je invloed wilt uitoefenen. Vervolgens richt je de samenwerkingsstructuur in op deze expliciete agenda. Dat kost minder tijd en is veel effectiever’’.

Workshops voor effectieve samenwerking

In 2015 verscheen de handreiking ’Grip op Regionale samenwerking’, waar de workshops een verdieping van waren. Raadsleden konden hun eigen vraag of casus over de relatie raad-samenwerkingsverband meenemen. De workshops startten met een uitleg van de spelregels, waarna deelnemers met Stolk en De Greef in gesprek gingen over hoe je zo’n samenwerkingsstructuur effectief kunt inrichten op de behoeften van raadsleden.

“Er is niet één model of aanpak die voor alle raden werkt. Van invloed is ook de cultuur in een raad en de hoeveelheid tijd en energie die men er in wil steken,” zegt Rob de Greef. In maart 2018 brengen de auteurs een nieuw essay uit, waarin best practices en spelregels staan beschreven. Hieruit kunnen raadsleden precies die praktische handvatten kiezen die bij hun specifieke situatie passen.

De verschillen in schaal, aanpak en opgaven

Volgens Stolk en De Greef is de crux voor meer grip om vanuit een helder begrip van de opgaven je lokaal professioneel te organiseren  en om regionaal als raden samen te werken. Zo komt lokaal het goede gesprek op gang tussen raad en protefeuillehouders, en ontstaan er regionaal politieke meerderheden.

Wel is het zo dat een duidelijke gedeelde opgave erg helpt bij het organiseren van deze politieke samenwerking, wat veel tijd kost. Roeland Stolk: ‘’Er zijn regio’s die samen optrekken in bijvoorbeeld de ontwikkeling van de economie, omgang met krimp of een moeilijke doelgroep binnen het sociaal domein. Dan is die samenwerking vanzelfsprekend, en zie je dat het makkelijker is om als raadsleden met elkaar de grip en inhoud te organiseren. Het helpt daarbij altijd om te kijken naar het gemeenschappelijke belang, het individuele belang en de vraag ‘wat gun ik de ander?’ Als je dat helder kunt krijgen, kun je soepeler samenwerken en evalueren.’’

De raadsrapporteur als efficiënte schakel

Twee raadsleden die hun kennis rond regionale samenwerkingen al een tijd bundelen, zijn Heleen Langen (PvdA De Wolden) en Erik-Jan Kreuze (CDA Hoogeveen). Zij presenteerden hun voorstel rondom hun werkwijze met ‘raadsrapporteurs’ tijdens de workshop van 1 november 2017. Hierin komen ze met het idee om per regionale samenwerking een raadsrapporteur in te zetten. Deze vertegenwoordiger van de gemeenteraad stelt per rapportage en/of voorstel de kritische vragen en ontvangt hier antwoord op. De rapporteurs delen deze antwoorden en een algemeen advies vervolgens in hun gemeenteraad en met andere raadsrapporteurs. Hiermee wordt dubbel werk voorkomen, zijn gemeenten direct geïnformeerd en krijgt de raad gemakkelijker vat op die regionale samenwerking.

Met de installatie van de nieuwe gemeenteraden, is het extra belangrijk dat de raadsrapporteur die kennis meeneemt en overbrengt op de nieuwe raad, vertellen Langen en Kreuze. Andere goede voorbeelden van het organiseren van verbindingen tussen raad en samenwerkingsverband, zijn te lezen in het essay. Denk bijvoorbeeld aan het jaarlijkse debat in Houten over de samenwerkingsverbanden, naar aanleiding van de nota (Pro)Actief in de regio. Ook zijn er diverse commissies die de raad op de hoogte houden van regionale samenwerking, zoals de commissie regionale samenwerking in Neder-Betuwe en een commissie voor de BUCH-samenwerking in Bergen (NH).

Tips voor een eigen maatwerk-aanpak

Zowel de schrijvers van het essay als de geïnterviewde raadsleden raden raadsleden en griffiers aan om:

  • voor jouw gemeente belangrijke indicatoren te bepalen die bij een regionale samenwerking aan bod komen. Stem deze af met de portefeuillehouder, zodat er een goed inhoudelijk politiek gesprek gevoerd kan worden;
  • het onderlinge contact tussen gemeenteraden en samenwerkingspartijen te stimuleren. Zorg zo dat iedereen het gezamenlijke doel van de samenwerking inziet;
  • een regionale samenwerking te beginnen met kleine stapjes en het samenwerkingsverband niet meteen in twijfel te trekken wanneer het resultaat niet meteen zichtbaar is. Een fase waar er veel tijd in vergaderen over structuur en taken wordt gestoken, is soms nodig;
  • samen een inhoudelijke agenda te bepalen: wat zijn de gedeelde opgaven en wat wil je als gemeente halen en brengen in de samenwerking? Sommige gemeenteraden hebben hun agenda’s al op elkaar afgestemd en nemen allemaal op hetzelfde moment een besluit;
  • er bewust van te zijn dat juridische kennis ook nodig is om ‘het spel te kunnen spelen’. In sommige raden zit er toevallig iemand die hier veel verstand van heeft, daar kan je gebruik van maken.
  • griffiers met elkaar af te laten stemmen wat er in de raad over de samenwerking wordt besproken, hier momenten voor organiseren en iedereen op hetzelfde moment over de juiste (en dezelfde) kennis laten beschikken;
  • te zorgen dat de huidige kennis behouden blijft in de nieuwe raadsperiode.

Met dit essay proberen de auteurs de nieuwe gemeenteraden op weg te helpen met een basis om regionale samenwerking goed te organiseren en direct met het openbaar bestuur van start te gaan.

Download

Foto: via Flickr (Creative Commons)